El blog de la Mutualidad de la Abogacía

entrevista natalia fernandez - desescalada
5 agosto 2020

La crisis sanitaria ha puesto de manifiesto el valor esencial del mutualismo: protegiéndote tú, proteges al colectivo

Natalia Fernández Vega dirige el departamento de Personas y Transformación de la Mutualidad de la Abogacía con un lema claro: “Convertir las amenazas en oportunidades”.

En los últimos meses ha capitaneado, junto con otros directivos, el reto de confinar la organización durante la epidemia de coronavirus, consiguiendo mantener la actividad al 100%. Ahora los esfuerzos están puestos en organizar la desescalada con prudencia y responsabilidad.

La experiencia vivida es única y llena de aprendizajes útiles para la propia entidad, pero también para otras compañías y personas que se encuentren ante una situación similar.

Recuerda que en Mutualidad de la Abogacía se comenzaron a tomar medidas desde el 24 de febrero de 2020, fecha en la que se constituyó el Comité de Contingencia formado por la alta dirección y los profesionales responsables de Personas, Tecnología y Comunicación. Estudiaron y diseñaron varios escenarios hasta que el 10 de marzo se supo que cerraban los colegios en Madrid, donde la Mutualidad de la Abogacía tiene su sede corporativa.

 

  • ¿Cómo fueron los primeros momentos?

Si echamos la vista atrás, es fácil encontrar respuestas. Lo difícil resultó anticiparse en momentos de incertidumbre cuando no teníamos demasiada información. Decidimos que nuestro objetivo debía ser tomar decisiones rápidamente porque sabíamos que tanto nuestros profesionales como los mutualistas esperaban nuestras pautas. La brújula que hemos seguido ha sido la de la anticipación, ponernos a pensar en qué puede suceder mañana, con márgenes muy cortos.

Nos enfocamos en proteger a todos los grupos de interés de la Mutualidad de la Abogacía: empleados, órganos de gobierno, clientes y proveedores.

El punto de inflexión fue el 10 de marzo, cuando se anunció el cierre de los colegios. El Comité de Contingencia se reunió a las siete de la mañana y decidimos que había llegado el momento de poner a todos a salvo: la única forma de hacerlo era facilitando el teletrabajo para el 100% de los profesionales y suspendiendo la atención presencial al mutualista fomentando el uso de otros canales de comunicación.

A partir de ahí, comenzamos con un sinfín de gestiones para organizar todo el proceso.

 

  • Y ahora en la desescalada, ¿cómo lo estáis organizando?

Está siendo estructurada y bien gestionada. Hemos podido recoger los aprendizajes de estos meses en la gestión de crisis. Creo que podemos decir que estamos “desescalando” y creando una nueva normalidad con bastante éxito.

Nuestra desescalada consiste en proteger a los colectivos a la vez que retomamos actividad de negocio con naturalidad. Para ello, los empleados hemos sido asignados en tres grupos teniendo en cuenta distintos criterios como el departamento, la ubicación física, el rol que se ocupa. Tenemos un sistema de turnos de tal manera que trabajamos una semana en formato presencial y las dos siguientes en modalidad trabajo en remoto.

Si tuviéramos algún incidente en un grupo tendríamos segura a más del 60% de la plantilla con representantes de todas las áreas para dar continuidad al negocio.

 

  • En estas semanas de desescalada, ¿qué habéis aprendido?

Al poner este plan en marcha hemos visto que funciona bien en líneas generales, aunque siempre descubres algo que se puede mejorar o que necesita ser perfeccionado. Por ejemplo, hemos comprobado que adquirir nuevos hábitos de convivencia nos llevará un tiempo por lo que hemos reforzado la comunicación de los protocolos internos sobre desplazamientos en el centro de trabajo y uso de los equipos de protección individual.

 

  • ¿Cuáles dirías que son las claves para salir con éxito de una situación tan complicada como la que estamos viviendo?

La desescalada es por supuesto mucho más compleja de gestionar que el confinamiento. Es fácil ser crítico con las decisiones de otros, cuando te toca a ti tomarlas a favor del colectivo, ves cuántas incógnitas tienes por delante. Se siente vértigo sabiendo que lo que decidas impactará en el entorno familiar de muchas personas.

Lo importante es tener claro el propósito, el valor fundamental: las personas y la seguridad de todos. Si se tienen en cuenta estos factores, las cosas suelen salir bien.

Clave es también la confianza, ya que no podemos dudar que todos somos responsables: los empleados, los mutualistas y los proveedores que nos visitan.

En el caso de los empleados estoy muy agradecida por la confianza que han depositado en el Comité de Contingencia, hemos notado su apoyo en cada paso que hemos dado. Siempre decimos que somos una gran familia, y efectivamente en estos meses lo hemos demostrado.

 

  • La comunicación ha debido de ser también un elemento fundamental para lograr gestionar la crisis.

Sin ninguna duda, sobre todo en una situación en que los planes se trazan a medio y largo plazo, pero se concretan en plazos muy cortos.

Hemos comunicado indicaciones a dos semanas vista como mucho, y siempre pendientes de la información que facilitaban las autoridades y fuentes oficiales.

En Mutualidad de la Abogacía estamos gestionando un cambio cultural previsto en nuestro plan estratégico 2018/2022, que tiene dos palancas fundamentales: compromiso y resultado.

Hemos puesto a prueba nuestra cultura y los empleados lo han mostrado en forma de confianza. Durante estos meses hemos estado todos preocupados, pero hemos encontrado el espacio para compartir esas preocupaciones. Estamos logrando vivir una cultura donde la transparencia y la comunicación generen confianza.

Como empleados, no siempre estamos de acuerdo con ciertas decisiones o con la forma de gestionar algunos asuntos, pero creemos firmemente que en la medida en que estemos informados y conozcamos el porqué de las cosas podremos estar más satisfechos con el que trabajo que realizamos. Por ello, el feedback y la comunicación son dos ejes transversales en todo lo que hacemos.

En estos meses hemos abierto canales de comunicación para conocer las necesidades de todos los compañeros, intentar entender a cada persona. Esto ha ayudado mucho porque en los compañeros hemos encontrado también que había un apoyo y una gran solidaridad.

 

  • ¿Cómo afrontáis la vuelta de vacaciones?

En Madrid se ha anunciado la vuelta a los colegios, pero si una semana después de abrir hay que cerrar, nos adaptaremos. Si el plan A falla, tenemos ya definidos un plan B y un plan C. Somos muy ambiciosos en nuestro plan estratégico y no queremos renunciar a ningún objetivo, pero a la vez tenemos que gestionar esta cuestión, que evidentemente ha impactado en nuestras agendas.

Trabajamos con personas comprometidas y tenemos una Mutualidad que reconoce el esfuerzo. El equipo está respondiendo y mostrando profesionalidad, pero por eso mismo hay que tener en cuenta que esta situación nos ha agotado.

El reto tras las vacaciones consiste en que entre todos aprendamos a gestionar un modelo de trabajo diferente, un modelo híbrido con claros indicadores de eficiencia y gestión por objetivos.

 

  • Las vacaciones nos tienen que servir para descansar, de verdad y más que nunca, ¿verdad?

Sí, porque toda esta motivación que hemos visto en nuestros compañeros hasta ahora, mañana puede convertirse en conatos de burnout. De ahí la importancia de desaprender ciertos hábitos para aprender nuevas maneras de trabajar. Si el último trimestre del año es igual que lo que hemos vivido, debemos tenerlo en cuenta.

Desde la humildad, también digo que tenemos un plan pero no todas las respuesta correctas a qué hacer: no sabemos qué pasará, pero sí sabemos que depende de cosas que no controlamos. Nuestra obligación es dar confianza, seguridad y un marco concreto de actuación que se basa en un dibujo de innumerables escenarios. Ese trabajo está ahí por lo que pueda pasar.

 

  • ¿Qué habéis hecho para gestionar esta incertidumbre?

Además de los planes y las instrucciones concretas, y una comunicación como decía muy fluida, porque es vital en las crisis, hemos reforzado el programa de liderazgo interno “Creas Mutualidad”. Todos los líderes han recibido formación y coaching sobre gestión de equipos en escenarios de incertidumbre. Hablamos mucho con la gente para trasladar también que, aunque vamos tomando decisiones necesarias, tenemos cierto grado de incertidumbre que es inevitable. La opinión de todos es escuchada y la intención ha sido que nuestros líderes entrenaran esta capacidad porque es lo que ahora necesitamos.

 

  • Imagino que habéis seguido de cerca las informaciones sobre normativa, pandemia, etc. ¿De qué guías os habéis servido para establecer el plan de desescalada?

Nuestra piedra angular han sido las recomendaciones oficiales de las autoridades. En particular, el procedimiento de actuación para los servicios de prevención de riesgos laborales frente a la exposición al SARS-CoV-2 emitido por el Ministerio de Sanidad. Un documento que ha sido continuamente actualizado y que hemos ido siguiendo a través del Comité de Contingencia, el Comité de Seguridad y Salud y el Servicio de Prevención Ajeno. Esta triada ha conseguido elaborar una check list para evitar riesgos que nos está resultado muy útil.

 

  • ¿Cómo han vivido todo esto los mutualistas?

De nuevo, la anticipación, la comunicación y la transparencia han sido claves para su tranquilidad. A los mutualistas, les hemos informado en todo momento de nuestra situación y cuando se canceló la atención presencial, se comunicó en todos nuestros canales. Además, habilitamos en nuestra web una zona exclusiva con información relativa a las medidas que íbamos adoptando con relación al COVID-19. De alguna manera esa transparencia ha transmitido tranquilidad para los mutualistas que, al fin y al cabo, cuidarles es la razón de nuestro negocio.

 

  • Para quienes estén ahora preparando el regreso, ¿qué mensaje les trasladarías como más importante?

Hemos aprendido que el colectivo tiene que protegerse. Ahora todos somos responsables de seguir las instrucciones. Sin excepción alguna. Es la única forma de garantizar que no tengamos que volver todos a casa en otoño. Tenemos que interiorizar que la actitud correcta es “protégete tú para proteger al colectivo”. No te vacunas para protegerte tú sino para lograr proteger al grupo. Pues esto es lo mismo. No sirve de nada que en la empresa sigamos las recomendaciones más estrictas si luego en nuestra vida personal no lo hacemos. Y esto que funciona en la Mutualidad de la Abogacía, es extrapolable al resto, estemos donde estemos. Parece que nuestro mundo actual es complejo y volátil, las armas con las que contamos para hacerle frente son la responsabilidad, el compromiso y la solidaridad.

 

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